GPM inc. s’engage, en exerçant son droit de recueillir, d’utiliser et de communiquer des données et des renseignements personnels à des fins professionnelles légitimes, à protéger les renseignements personnels et confidentiels.
CHAMP D’APPLICATION
La politique s’applique à tous les renseignements personnels ainsi qu’aux données et informations que GPM recueille par l’entremise de son site sécurisé au sujet de ses membres ou de ses clients.
DÉFINITION
On appelle « renseignements personnels » tout renseignement qui concerne une personne physique et permet de l’identifier.
COLLECTE DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS ET CONFIDENTIELS
Durant leur emploi, les employés ont accès à des renseignements personnels et confidentiels pouvant être recueillis et transmis sur les membres et clients.
Les renseignements personnels que GPM recueille peuvent comprendre :
- les coordonnées des membres et clients;
- des renseignements financiers;
- des renseignements sur la famille.
Les employés doivent préalablement obtenir, par écrit ou par voie électronique ou par l’entremise d’un représentant dûment autorisé tel l’employeur, le consentement à la collecte des renseignements auprès du membre ou du client concerné.
Lorsque des renseignements personnels et confidentiels sont recueillis, ces renseignements sont accessibles aux seules personnes qui, dans l’exercice de leurs fonctions, doivent en prendre connaissance.
Les membres ou clients peuvent en tout temps retirer leur consentement à la collecte de renseignements personnels les concernant, sous réserve des restrictions prévues par la loi et par tout contrat pertinent, et moyennant préavis suffisant.
UTILISATION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS ET CONFIDENTIELS
Les employés doivent obtenir, par écrit ou par voie électronique ou par l’entremise d’un représentant dûment autorisé tel l’employeur, le consentement des membres ou clients avant d’utiliser et de communiquer des renseignements personnels les concernant.
Nous pouvons utiliser et divulguer vos renseignements personnels aux fins prévues ou à d’autres fins auxquelles vous avez consenti ou que la loi permet ou exige. Par exemple, dans les limites précitées, nous pouvons divulguer certains renseignements à nos réassureurs, à nos agents ou représentants ou à nos fournisseurs de services.
En aucun temps les informations recueillies sur les membres ou les clients ne sont vendues.
Les membres ou clients peuvent en tout temps retirer leur consentement à l’utilisation et à la communication de renseignements personnels les concernant, sous réserve des restrictions prévues par la loi et par tout contrat pertinent, et moyennant préavis suffisant.
RÔLES ET RESPONSABILITÉS
Les employés de GPM inc. ont pour responsabilités :
- de prendre connaissance de la politique, la respecter et signer une entente de non-divulgation à cet effet;
- d’assurer la protection des renseignements personnels qu’ils traitent à leur poste de travail;
- de respecter le caractère confidentiel de l’information dont ils prennent connaissance dans l’exercice de leurs fonctions;
- de ne pas communiquer des renseignements confidentiels sans y être dûment autorisés et ne divulguer ni utiliser à des fins personnelles aucune information confidentielle obtenue ou dont ils ont eu connaissance dans le cadre de leur emploi;
- de faire leur possible afin de maintenir l’exactitude des renseignements personnels et veiller à ce qu’ils soient complets et à jour.
Le responsable de l’application de la politique agit à titre de répondant. Il met en place et surveille l’application de la politique.
DESTRUCTION DES DOCUMENTS RENFERMANT DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS ET CONFIDENTIELS
Seuls certains renseignements confidentiels permettant de retracer l’historique relié à la tarification, à la gestion, au paiement des demandes de règlement concernant les membres ou les clients, ils sont conservés pendant la période où cela sera nécessaire. GPM s’assure en tout temps de respecter les exigences de la réglementation à cet effet.